Huddle Room – noul concept privind spatiile de intalnire si colaborare

Huddle Room – noul concept privind spatiile de intalnire si colaborare

Ce este Huddle Room?

Huddle Room defineste un spatiu (sala) de mici dimensiuni dedicat intalnirilor, ce poate gazdui pana la maxim sase participanti. Acest spatiu are rolul de a oferi oamenilor posibilitatea de a se intalni rapid si simplu. De obicei, un astfel de spatiu include o parte dintre, sau toate echipamentele de mai jos:

  • Display LCD ca solutie de vizualizare
  • Sistem de audio-/video-conferinta ca solutie de comunicare
  • Sistem interactiv ca solutie de colaborare
  • Alte accesorii audio-video: microfoane, difuzoare (active speakers), sisteme de rezervare sali (room booking)

In majoritatea cazurilor, aceste tipuri de sali arata identic cu salile clasice de intalniri si conferinta, dar exista si alte tipuri de mobilare: fotolii si/sau canapele in loc de scaune, mese si scaune inalte de tip bar, mese inalte la care se sta in picioare pentru o intalnire de scurta durata.

La nivel mondial, se considera ca exista peste 50 de milioane de astfel de sali (estimare Wainhouse Research).

Cate tipuri de Huddle Room exista?

In functie de amenajare si dotari, identificam trei tipuri de sali:

  1. Huddle Room  varianta standard – contine mobilier si posibil o solutie de comunicare
  2. Huddle Room varianta echipata - contine solutii de comunicare si vizualizare
  3. Huddle Room varianta avansata – contine solutii de comunicare, vizualizare si colaborare

Huddle Room standard are doar mobilierul de baza (o masa mica, 2-6 scaune), poate si un telefon cu difuzor sau unul de tip PBX, pe masa. In anumite cazuri, aceasta poate fi echipata cu flipchart sau white board. Uneori in aceste sali este instalat si un display LCD montat pe perete pentru a le permite utilizatorilor sa prezinte cu ajutorul unui notebook.

In varianta echipata, sala este dotata cu un display LCD, eventual un sistem de prezentare wireless pentru a le oferi participantilor posibilitatea de a prezenta folosind notebook-urile sau dispozitivele mobile si un sistem de videoconferinta.

Huddle Room , in varianta avansata, include un display interactiv LCD (SMART kapp iQ, Microsoft Surface Hub, Cisco Spark), sisteme de audio- / video-conferinta, sisteme de prezentare wireless pentru toate notebook-uri, tablete, smartphone, sisteme de sunet de inalta calitate.

Care sunt avantajele oferite de Huddle Room?

Salile de tip Huddle Room sunt esentiale pentru buna colaborare si succesul intalnirilor in mediul de munca modern, datorita urmatoarelor beneficii:

  1. Pregatirea intalnirilor este extrem de facila si nu necesita suportul departamentului IT.
  2. Huddle Room sunt spatii de lucru nepretentioase in care se poate lucra intr-un mod relaxat. Zgomotul si distragerea atentiei sunt principalii factori care influenteaza negativ productivitatea. Huddle Room rezolva aceste probleme prin crearea unui spatiu intim unde un mic grup de colaboratori poarta o discutie pe un anume subiect/ pe o anumita tema.
  3. Integreaza si angajatii care lucreaza de la distanta. Persoanele care lucreaza de la distanta prefera videoconferinta datorita abilitatii de conectare si a sentimentului ca fac parte din discutie. Pentru a ne asigura ca persoanele aflate la distanta se bucura de interactiune ,,fata in fata’’ cat mai reala, folosim ecrane LCD si camere cu unghi larg, de inalta rezolutie.
  4. Nu este nevoie de rezervare. Toata lumea iubeste ideea de colaborare spontana, dar este greu de realizat daca trebuie sa faci rezervarea salii de intalnire cu 1-2 saptamani inainte. Deoarece Huddle Room sunt camere de mici dimensiuni, companiile amenajeaza multe astfel de spatii, ceea ce le permite oamenilor sa se intalneasca ad-hoc pentru discutii, rezolvari rapide ale unor aspecte organizationale, proiecte, licitatii etc.
  5. Exploatarea eficienta a spatiului de birou. Din ce in ce mai multe firme stimuleaza colaborarea prin transformarea spatiilor mari, rar utilizate, in multiple sali de intalniri de mici dimensiuni.
  6. Abordare flexibila. Spre deosebire de atmosfera mai rigida dintr-o sala clasica de conferinte sau intalniri, Huddle Room permite desfasurarea activitatii intr-un mediu mai puti formal, ceea ce constituie o atractie pentru generatia millennials. De asemenea, in ciuda dimensiunii reduse a salii, aceasta este ideala pentru webminar-ii, prezentari de vanzari, interviuri, colaborare in cadrul unor proiecte etc. Dimensiunea redusa transforma acest tip de sala intr-o optiune ieftina, avand in vedere faptul ca echiparea a patru Huddle Room-uri costa mai putin decat echiparea unei sali clasice de conferinta. In plus, ofera de patru ori mai mult potential de productivitate. 

De zeci de ani, tehnologia de colaborare a fost apanajul salilor mari de intalniri, cu sisteme integrate si scumpe. Dar urmatoarea generatie de angajati si nevoia companiilor de a concura la nivel mondial vor fi factori determinanti pentru adoptarea solutiilor de colaborare in organizatie. Peste cativa ani, echipamentele si serviciile audio-video si de colaborare avansate vor patrunde in milioane de sali de intalnire mici existente, cunoscute astazi drept Huddle Room.

Avand preturi scazute pentru amenajarea si echiparea lor si un mod facil de administrare centralizata, aceste sali vor sprijini cerintele de colaborare la scara larga ale institutiilor si companiilor de maine. 

 

Despre AVITECH

AVITECH este integratorul #1 in domeniul Audio-Video si a dotat peste 1000 de sali de intalniri si conferinte in Romania, la majoritatea companiilor multinationale, la institutii guvernamentale si administratii locale. De asemenea, compania colaboraza cu parteneri de top in domeniul audio-video precum: AMX, Biamp, Cisco, Crestron, Evoko, Kramer, NEC, Pexip, Shure, SMART.